Что такое автоматизация бизнес-процессов: преимущества, инструменты, способы внедрения

Автоматизация бизнес-процессов – неотделимый атрибут развития и масштабирования бизнеса. Без нее рост компании значительно замедлится и эффективность работы будет низкой. Под автоматизацией подразумевается передача выполнения простых рутинных/цикличных задач специализированному ПО.

Например, требуется напомнить сотне человек о завтрашней онлайн-конференции. Обзванивать каждого или отправлять СМС затратно по времени. Проще оповестить всех участников с помощью робота.

Про частые ошибки внедрения автоматизации ИТ инфраструктуры мы писали ранее. А сегодня мы говорим про преимущества, которые дает автоматизация процессов для компании.

Чем полезна автоматизация бизнес-процессов для бизнеса?

• Повышение прибыли и эффективности работы. С помощью средств автоматизации можно обслуживать гораздо больше клиентов, чем без них. При условии, разумеется, что будет задействовано одинаковое количество сотрудников в обоих случаях. Соответственно, с внедрением автоматизации прибыль вырастет, а расходы на персонал останутся на том же уровне. Возможно даже затраты на штат получится уменьшить. Тем более, что попутно снижаются финансовые риски, связанные с человеческим фактором, т.к. его влияние на результат устраняется;
• Экономия времени. С переводом различных рутинных задач на автоматизацию, у сотрудников остается больше времени на более прибыльные для компании дела. Или требующие творческого подхода для выполнения. Что особенно выгодно в случае наиболее результативных работников, которые в таких условиях принесут максимум пользы организации. Кроме того, в целом уменьшается количество невыполненных или просроченных задач;
• Ускорение темпов роста бизнеса. Это следствие двух предыдущих преимуществ, чем отдельное достоинство. Однако эффективность увеличения темпов развития зависит от выбранных автоматизированных процессов и самого бизнеса. Ведь стагнирующий бизнес не получит того же эффекта, что стремительно развивающийся.

Инструменты для автоматизации

• Системы CRM. Такие программы помогают вести учет клиентов. Они представляют собой клиентскую базу, в которой фиксируется вся хронология взаимодействия с клиентами. От первого звонка и до сделки, если она состоялась. Есть много функций – прослушивание записанных телефонных разговоров, отправки СМС и т.п.;
• Системы управления финансами и складом. Из такого рода программ в России наиболее популярные продукты 1С.  Они позволяют автоматизировать расчет/начисление зарплат, налогов, подготавливать отчетность и еще много чего. Подробнее про возможности 1С читайте здесь;
• Комплексные ERP-решения. Такие программы охватывают все бизнес-процессы и информационные ресурсы компании. В качестве примера небольшую часть функционала ERP-программу от 1C – используя ее, можно управлять персоналом, затратами и продажами.
• Системы ESP. Это программные инструменты, предназначенные для рассылки писем.

Мы перечислили самые основные инструменты автоматизации. Существуют и другие вплоть до самых базовых решений по типу программ Excel.

Как внедрить автоматизацию?

Для начала следует обозначить, что внедрение подразумевает собой подбор процессов, которые в дальнейшем автоматизируют, и выбор средств для автоматизации. Далее составленный проект воплощается в жизнь.

Этот комплекс действий можно выполнить силами компании. Но выгоднее обратиться за помощью к организации, специализирующейся на IT-аутсорсинге, по нескольким причинам:

1. собственный персонал вряд ли обладает тем же опытом автоматизации, что и сотрудники компании-аутсорсера. Соответственно, свои работники могут недостаточно рационально выделить процессы для автоматизации и оптимально выбрать инструменты;
2. сотрудникам предприятия для разработки проекта автоматизации придется отвлечься от своих основных задач;
3. IT-аутсорсер заинтересован в том, чтобы закончить проект быстро, т.к. он быстрее получить приступить к следующему. Штатные работники такой мотивации лишены.

Однако помощь IT-аутсорсера не панацея, ведь можно нарваться на недостаточно компетентную команду. Потому рекомендуем пользоваться услугами только проверенных компаний с хорошей репутацией. Таких, как «Sky-Dynamics», работающий по договору SLA.

Наш штат высококвалифицированных сотрудников разработает для вашего предприятия оптимальный план автоматизации бизнес-процессов. Причем по вполне приемлемой цене. Подробности предлагаем уточнить у консультантов.